Los cobros y pagos son considerados en la aplicación como tipos de Conceptos. Pueden crearse, como el resto de los Conceptos, utilizando el diálogo concepto nuevo, pero lo normal es que los genere automáticamente la aplicación a partir de los documentos de compraventa. Una vez generados, pueden consultarse y modificarse igual que el resto de los Conceptos.
Los vencimientos se generan en las Facturas teniendo en cuenta la fórmula de la forma de cobro/pago establecida, y para determinar la fecha de vencimiento se consideran también los días de pago y meses de no pago.
Al crear una factura de venta, si el cliente tiene asociada una forma de pago, se tomará por defecto como forma de cobro de la factura especificada para el cliente, en caso contrario se tomará la forma de cobro por defecto establecida en los Parámetros de la empresa. En la propia factura se puede seleccionar cualquier otra forma de cobro, o especificar una forma de cobro determinada para la factura. Esto mismo sucede al crear facturas de compra.
Si se especifican para el cliente uno o varios días de pago, y uno o varios meses de no pago, se tendrán en cuenta para determinar la fecha de vencimiento de los cobros. En el caso de los pagos, puede establecerse para la propia empresa los días de pagos y los meses de no pago en los parámetros de la empresa.
La ventana de propiedades de cobros y pagos se abre de la forma habitual en las ventanas de propiedades, y además puede abrirse desde la pestaña Vencimientos de la factura haciendo doble clic sobre la línea a consultar en la lista de cobros/pagos asociados a la factura. En la cabecera de la ventana se visualiza el estado en que se encuentra el cobro o pago.
La fecha de vencimiento, el importe, el medio de cobro/pago, la factura origen, el cliente/proveedor, la cuenta contable del cliente/proveedor y la cuenta prevista de banco o caja, se establecerán automáticamente al generar el cobro/pago desde la ventana de facturas, siempre que se suministren previamente los datos necesarios.
Como se acaba de exponer, la fórmula de cobro/pago determina el importe y fecha de vencimiento del cobro/pago generado automáticamente. El medio de pago depende en primer lugar de la fórmula de cobro/pago especificada en la factura, si la fórmula no establece un medio de cobro/pago se tomará el medio de pago especificado en la ficha del cliente/proveedor; si no existe el medio de pago quedará sin establecer en el cobro/pago generado.
El cliente/proveedor será el de la factura y su cuenta contable, la establecida en las propiedades del cliente/proveedor. La cuenta prevista de banco o caja se toma de la cuenta de cobro/pago del cliente/proveedor, si no existe se tomará de los Parámetros de la empresa. Estas cuentas serán utilizadas por el proceso de cambio de estado que contabiliza el cobro/pago, de forma que los apuntes contables se crearán automáticamente con estas cuentas.
Desde los contratos de compraventa pueden también generarse automáticamente los cobros correspondientes a cada etapa de la venta, en el tema correspondiente se explica como se generan dichos cobros.
La fecha real de emisión del cobro/pago se introducirá ejecutando una acción específica. Esta fecha, que será normalmente la de contabilización, puede modificarse o establecerse en un proceso de cambio de estado.
El campo relativo a la remesa en el que se ha incluido el cobro/pago se rellenará automáticamente al remesar los efectos, siendo un campo no editable.
En los campos medio de pago, factura origen, cliente/proveedor, remesa, cuenta contable del cliente/proveedor, cuenta de banco o caja, se pueden abrir las listas de selección correspondiente. Observe que además los campos factura origen, cliente/proveedor, remesa, y cuentas contables, están acompañados por un botón Abrir ficha, que permite navegar fácilmente por los datos relacionados con el cobro/pago.
Los pagos presentan además la información correspondiente a la cesión de crédito y bloqueo del pago, si se dispone del módulo de Bloqueos y Cesiones. Si el pago se ha cedido a un tercero, como si se encuentra bloqueado, no se podrá cambiar su estado ni contabilizarse.