Los recursos que se utilizan en las hojas de gasto suelen ser empleados que tienen que desplazarse (consultores, comerciales, directivos, etc.) o que originan gastos en la empresa que hay que controlar y contabilizar.
Los recursos son un tipo de concepto Sigrid, por lo que se crean en el diálogo Concepto Nuevo, especificando para el recurso un código y una descripción. El resto de sus datos se editan en su ventana de propiedades:
Datos generales
Datos generales
Tipo de recurso: Mano de obra, Maquinaria, Cesión de materiales u Otros. Por esta tipología podrán establecerse filtros en los informes y consultas.
Documento identificativo del recurso: Tipo de documento, país y número de documento
Clasificación del recurso: se utilizará para llevar una clasificación de los recursos. Es un dato informativo opcional.
Las clases de recursos se codifican en la tabla auxiliar correspondiente. Puede abrir la lista de selección para consultar las clases existentes o añadir nuevas clases.
Ficha de empleado asociada: si el recurso es de Tipo Mano de obra y corresponde a un empleado de la empresa, es conveniente que ambos queden asociados (recurso-empleado) ya que, si se entregan anticipos, el campo para establecer la cuenta contable correspondiente al anticipo está en la ficha del Empleado.
El código del recurso no tiene por qué ser igual al código del empleado. Puede suministrarse en este campo una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección del concepto Empleado.
Ficha del empleado: Pestaña Contabilidad / Pago / Autorizado. La ficha del empleado se puede consultar o bien en la carpeta de Entidades y dentro de ella en Empleados, o bien desde la ficha del Recurso pulsando sobre el icono correspondiente. En cualquier caso, se abre su ficha. Dentro de ella, en la pestaña Contabilidad / Pago / Autorizados aparece una serie de campos que se tomarán en cuenta al confeccionar la hoja de gastos:
Cuentas financieras y analíticas
Centro de coste: normalmente será el centro de coste de personal o el de gastos generales.
Cuenta analítica: es la cuenta analítica del empleado en el Centro de Coste correspondiente.
Cuenta de anticipos: es la cuenta de anticipos del empleado (perteneciente al grupo 46).
Cuenta de retenciones de IRPF: es la cuenta de retenciones propia del empleado. Si en la ficha del RECARGO se activa el check de “utilizar cuenta de retenciones de la ficha de la entidad,” al contabilizar el gasto de la Hoja de Gastos tomará esta cuenta de retenciones. En el asiento de contabilización del gasto (de la hoja de gastos), aparecerá el apunte de esta cuenta.
% Retención de IRPF: En el caso de que se quiera escoger el porcentaje de retención del empleado (Si en la ficha del RECARGO, se activa el check de “utilizar cuenta de retenciones de la ficha de la entidad”). Este porcentaje se le aplica al exceso de gasto (en el caso de que existan gastos con límite exento), en la hoja de gastos. El importe retenido por dicha línea, aparecerá en la pestaña Liquidación de la Hoja de gastos.
Domiciliación bancaria
Código de cuenta: Cuenta bancaria para transferencias.
Ficha de máquina asociada: si el recurso es de tipo maquinaria, se activará este campo para que, en el caso de disponer del módulo de "maquinaria", se le pueda asociar la ficha de la máquina.
Recurso conductor (para máquina): se le puede asociar otro recurso de tipo mano de obra en el caso en que sea el recurso de tipo máquina.
Delegación/es que tendrán acceso al recurso: si se ha establecido en los parámetros de la empresa el Modo de trabajo con delegaciones, o el Modo delegaciones y centros de coste, cada delegación podrá disponer de sus propios recursos, sin poder utilizar los asignados a otras delegaciones dentro de la misma empresa
Si se especifican códigos de delegaciones separados por comas, sólo los usuarios con permisos asignados sobre estas delegaciones podrán utilizar este recursos.
De uso en informes, procesos, acciones y macros para indicar que recursos se incluirán y cuales no.
Si es un recurso que no pertenece a la empresa, para poder poner el proveedor al que pertenece ese recurso
Es un casilla informativa, utilizada como filtro para búsquedas, informes, etc.
Cuentas
Cuenta financiera: esta cuenta puede utilizarse al contabilizar Hojas de gasto del recurso.
Cuenta analítica (de modelo): se utiliza en el proceso de contabilización de las Hojas de gasto, sólo en el caso en que no se especifique en la línea de la Hoja de gastos una cuenta concreta y el Tipo de gasto no tenga tampoco asociada una cuenta analítica.
Si se suministra en este campo una máscara de búsqueda la lista de selección dependerá de que se haya establecido en los parámetros de empresa un centro de coste modelo. En caso de haberlo establecido se listarán únicamente las cuentas del Centro modelo, en caso contrario podrán seleccionar cuentas de cualquier Centro.
Centro de coste por defecto: al especificar en la cabecera de Hojas de gastos un recurso, se copia éste como centro de coste en la cabecera de la Hoja. Ambos datos (recurso y centro) se copiaran por defecto las líneas de la Hoja de Gastos, pudiendo modificarse en cada línea.
Tarjetas de crédito del recurso
Se utilizarán como datos por defecto al crear las líneas de las Hojas de gasto cuando se especifica que se ha utilizado una tarjeta de crédito. Los Tipos de tarjetas se asocian al recurso especificando:
Tipo tarjeta: puede suministrar en este campo una máscara de búsqueda para seleccionar uno de los tipos codificados en la tabla auxiliar Tipos de tarjetas o para añadir nuevos tipos.
Número: si se trata de una tarjeta bancaria de la empresa y se suministra su número permitirá consultar la información asociada a esta tarjeta concreta.
Caducidad: es un campo meramente informativo.
Cuenta de pago: cuenta contable de banco/caja asociada al pago del gasto, que se utilizará en la contabilización de las Hojas de gastos.
Cod. Centro: es un código de centro de coste, que puede establecerse abriendo la lista de selección. Determinará el centro de coste de las líneas de las Hojas de gasto al seleccionar el Tipo de tarjeta. Si se deja en blanco no tendrá ninguna implicación, pero si se establece un valor, cuando en la línea de la Hoja de gasto se seleccione el recurso-tipo de tarjeta, se cambiará el centro de coste de la línea por el especificado en este campo. Es de utilidad cuando una determinada tarjeta quiere imputarse siempre a un mismo centro de coste.
Descripción Centro de Coste: la descripción del centro de coste.
Delegaciones: es una máscara para el código de delegación de los codificados en la tabla auxiliar de delegaciones. Este dato se utilizará únicamente si en parámetros de la empresa estableció un Modo de trabajo con los campos DEL, DELO, OBR. Establece un filtro para la lista de selección de Tipos de tarjetas cuando se abre. Al seleccionar en la línea de la hoja de gastos un tipo de tarjeta, sólo se mostrarán las que correspondan con la delegación origen del usuario conectado.
Centros de coste (reparto de gastos)
Opcionalmente puede establecerse para la contabilización analítica de la hojas de gasto del recurso, como se repartirán los importes a los distintos centros de coste; en este caso, en lugar de imputar el importe de la línea del la hoja de gastos al centro-cuenta de la misma, se repartirá a los distintos centros según los porcentajes de reparto.
Al activar la casilla Realizar reparto de gastos proporcionalmente por centro de coste en la lista de centros de coste se muestra la línea de edición para especificar los centros en los que se repartirá el gasto.
Al seleccionar el recurso en la hoja de gasto en el centro de coste por defecto/principal, se mostrará como descripción del mismo (* MÚLTIPLES CENTROS DE COSTE *), para resaltar que las líneas asociadas a dicho centro se desglosarán repartiendo el gasto proporcionalmente a los porcentajes de cada centro.
