La contabilización de las Hojas de gastos se automatiza mediante la ejecución de procesos de cambio de estado que pueden variar de una instalación a otra, adaptándose a los requerimientos de la empresa que lo utiliza.
Con la aplicación se distribuyen tres programas para la contabilización de Hojas de gastos: hgvcontaG.xjs, hgvcontaG5.xjs y hgvcontaP.xjs., y uno para la generación del pago: hgv_Gen_Pago.
A continuación se explica como configurar los procesos de cambio de estado, y que es lo que genera cada uno.
Las facturas asociadas a los gastos deben cumplir unos requisitos mínimos para poder ser contabilizadas, junto con la contabilización de la hoja de gastos:
En la cabecera, debe especificarse la Cuenta Contable del proveedor.
En cada línea de detalle debe especificarse la Cuenta de gasto y la Cuenta del IVA si procede; datos que se recogen de las líneas de detalle de la hoja de gastos cuando se genera la factura desde ella.
La factura debe encontrarse en un estado tal que el único proceso disponible sea el de contabilización (consultar estados y procesos de facturas de compra en la configuración de las hojas de gasto). Es decir, no sólo debe encontrarse en estado de ser contabilizada, sino que en dicho estado no puede tener asociado mas de un proceso.
Métodos de Contabilización
Existen dos métodos:
1) HgvcontaG.xjs + HgvcontaP.xjs : Contabilización del gasto (sin apuntes de liquidación anticipo) y de las facturas + Contabilización del pago ( con apuntes de liquidación a la cuenta de anticipos)
2) HgvcontaG5.xjs + Hgv_Gen_Pago.xjs : Contabilización del gasto (con apuntes de liquidación del anticipo) y de las facturas + Generación del pago desde la hoja de gastos como "pago a empleado" ý contabilización del mismo.
Método 1 : hgvcontaG + hgvcontaP
Los procesos (hgvcontaG.xjs, y hgvcontaP.xjs) permiten contabilizar las Hojas de gastos en dos asientos, uno para la contabilización del gasto y otro para el pago. Para ello, estos dos procesos se asociarán a dos cambios de estado en la pestaña Procesos de la Ventana de definición de Tipos de Conceptos para el concepto Hoja de Gastos Varios.
1. Contabilización del gasto: HgvcontaG.xjs
Al pulsar el botón Contabiliza, se abre el diálogo del proceso de contabilización, en donde se pueden especificar la fecha, serie y descripción del asiento.
El proceso crea un asiento por cada Hoja de gastos seleccionada, con apuntes por cada línea de la Hoja de gastos que no tenga factura asociada, con cargo a la cuenta del gasto y abono a la cuenta del recurso. Si esta última no existe, se abonará a la cuenta de Proveedores Varios por defecto, predeterminada en los parámetros generales de la empresa. (pestaña contabilidad 2).
Si hay un pago que se ha efectuado con tarjeta de crédito, este se reflejará contra la cuenta asociada a la tarjeta.
Hoja de gasto: líneas de detalle
Factura de compra generada desde la hoja de gastos
Asiento del gasto de la hoja de gastos
LA CONTABILIZACIÓN DE LA FACTURA DE COMPRA (GENERADA DESDE LA HOJA DE GASTOS), SE REALIZA AL CONTABILIZAR LA HOJA DE GASTOS. Se crea también un asiento para cada factura asociada.
Asiento de la factura
2. Contabilización del pago: HgvcontaP.xjs
Tras contabilizar el gasto, al pulsar nuevamente el botón Contabiliza ( o mediante un cambio de estado). Se abre el diálogo del proceso de pago, en donde se puede especificar la fecha, serie y descripción.
El proceso crea un asiento por cada línea de gasto con cargo a las cuentas en las que el proceso anterior hizo los abonos y con abono a las cuentas de banco/caja. Si en la liquidación de la hoja, se descuenta el anticipo o parte del anticipo y habrá un apunte (movimiento por el haber) a la cuenta de anticipo del empleado asociado al recurso.
Método 2 : HgvcontaG5 + Hgv_Gen_Pago
Configuración: Los procesos (hgvcontaG5.xjs, y hgv_Gen_Pago.xjs) permiten contabilizar las Hojas de gastos en dos asientos, uno para la contabilización del gasto y otro para generar el pago, que posteriormente se contabilizará. Para ello, estos dos procesos se asociarán a dos cambios de estado en la pestaña Procesos de la Ventana de definición de Tipos de Conceptos para el concepto Hoja de Gastos Varios.
1. Contabilización de gasto con apuntes de liquidación de anticipo. HgvcontaG5.xjs
Al pulsar el botón Contabiliza, se abre el diálogo del proceso de contabilización, en donde se especifica la fecha, serie y descripción del asiento. En la parte superior de esta ventana se hace una pequeña descripción de lo que el proceso crea:
El proceso crea un asiento por cada gasto, con cargo a la cuenta del gasto (movimiento por el DEBE) y el abono (movimiento por el HABER) a la cuenta financiera del recurso.(464*, 465*...)
Si hay que liquidar un ANTICIPO, se crea dos apuntes en este mismo asiento:
Apunte cargado (movimiento por el DEBE) a la cuenta de financiera del empleado.
Apunte (movimiento por el HABER) a la cuenta del ANTICIPO del empleado
Si la línea tiene asociada una factura, el cargo (movimiento por el DEBE) se hará a la cuenta del proveedor. La CONTABILIZACIÓN DE LA FACTURA DE COMPRA (GENERADA DESDE LA HOJA DE GASTOS), SE REALIZA AL CONTABILIZAR LA HOJA DE GASTOS. (al igual que en el caso anterior)
Si hay un pago que se ha efectuado con tarjeta de crédito, este se reflejará contra la cuenta asociada a la tarjeta.
2. Generación del Pago. hgv_Gen_Pago.xjs
Mediante el siguiente cambio de estado (generar pago), se pasa a ejecutar el proceso de generación del pago.
Generar Pago Este proceso crea un pago de cada hoja de gasto seleccionada (1) además de cambiar de estado a las mismas |
Se genera el pago de la hoja de gastos de clase "Pago hoja de gastos" . Si la hoja de gasto ya tiene un pago asociado, éste se borrará antes de crear el nuevo. Se puede acceder al pago desde la pestaña Liquidación de la hoja de gastos.
También se debe tener en cuenta que si el pago a generar tiene un importe menor o igual a 0, no se generará.
El pago generado tendrá el mismo código y descripción que la hoja de gasto.
El importe del pago será el "total a pagar" de la hoja de gasto.
Si se produce alguna de las siguientes incidencias, no se podrá efectuar el cambio de estado/generación del pago:
- Si existe el pago y no se puede borrar porque tiene procesos
- Si la hoja no tiene medio de pago (pestaña liquidación de la hoja)
- Si el recurso de la hoja no tiene empleado asociado
- Si la hoja no tiene recurso
- Si el recurso de la hoja no tiene cuenta financiera
Una vez generado el pago, se procederá a la contabilización del mismo.