Al obtener la adjudicación de una obra/proyecto, o ser aceptada la oferta por el cliente, se firmará un contrato. Será el contrato principal, que reflejará además del presupuesto económico las condiciones de ejecución pactadas.
Durante la ejecución, tanto el presupuesto como las condiciones podrán sufrir cambios, bien porque surjan eventos no previstos, bien porque varíen los criterios iniciales. Como consecuencia, se firmarán expedientes asociados al contrato principal, o nuevos contratos.
Puede ocurrir que sean varios los clientes con los que se firma contratos por las distintas partes de una misma obra/proyecto.
Si se dispone del Módulo de Seguimiento de obra/proyecto, el contrato principal se creará automáticamente al generar la oferta de venta desde la hoja de contratación, quedando las partidas de costes directos del presupuesto asociadas al contrato generado.
Pueden crearse los contratos en la pestaña contratos de la ventana de propiedades de la obra haciendo clic en el botón Nuevo contrato. Se abre entonces la Ficha de contrato de obra:
Código y descripción del contrato: esta ficha no es un tipo de concepto de la aplicación, pero los contratos que se creen se identificarán igualmente por un código y una descripción.
Tipo: será uno de los codificados en la tabla auxiliar Obras: Tipos de contrataciones, por ejemplo: Mercantil, Administración pública, ...
Clase de contrato:
Abierto / Cerrado / Mixto: para saber quién asume todos los cambios necesarios en el proyecto, el cliente, el constructor o ambos.
Situación: será una de las codificadas en la tabla auxiliar Obras: Situaciones Contratos y Exp. Puesto que los contratos y expedientes no son conceptos, no pueden definirse para ellos estados y procesos de cambio de estado. Pero las situaciones pueden utilizarse para registrar el estado del contrato, por ejemplo: sin aprobación técnica, sin aprobación económica, aprobado, etc.
Modificar situación del contrato: se abre una ventana en la que poder registrar cuándo cambia de situación el contrato, con el fin de mantener un histórico y poder trabajar con producciones ponderadas.
Histórico de situaciones: ventana en la que se muestran las situaciones por las que ha pasado el contrato, así como la fecha de cambio de cada situación y un texto de observaciones.
Cliente: al dar de alta el contrato se establecerá por defecto el cliente de la obra/proyecto.
La persona de contacto, el departamento y la referencia del cliente son datos opcionales e informativos.
Si se dispone de módulo O2 de Seguimiento, en el momento de generar las facturas de certificación, prevalecen para Sigrid los datos del contrato, si los hubiere, sobre los de la ficha de la obra, de tal manera que, si en el contrato figuran un Cliente, forma de pago y coeficientes, se utilizan estos antes que aquéllos.
Datos generales de adjudicación del contrato
Los importes de adjudicación se utilizarán para determinar el presupuesto de ingresos de la obra. La suma de los importes de los contratos y los expedientes de la obra/proyecto se guardará en el resumen mensual de obra/proyecto para conocer la evolución del presupuesto de ingresos.
El impuesto a aplicar, la forma de cobro, días de pago se tomarán como datos por defecto en la creación automática de las certificaciones y facturas del contrato. Del mismo modo, si la casilla Marcar Diferir IVA al generar certificaciones de este contrato está activada, se crearán todas las certificaciones de ese contrato con la marca de "IVA diferido".
La fórmula de revisión, el interés de mora, las condiciones, etc., son datos de interés informativo.
Coeficientes del contrato
Registra los coeficientes del contrato: porcentajes de costes indirectos, retención de garantía, coeficiente de actualización, Gastos Generales, Beneficio Industrial.
Al crear el contrato, se copiarán los coeficientes de la obra/proyecto, pudiendo ser modificados si los del contrato son otros. Los coeficientes establecidos aquí prevalecen sobre los de la obra/proyecto y se copiarán al generar certificaciones y facturas del contrato.
% Costes indirectos: campo obsoleto, sin uso práctico.
Tipo de retención de garantía: se elige el concepto de tipo recargo o descuento definido para la retención de garantía.
% Retención de garantía: porcentaje por defecto para la retención.
Importe de la ejecución material: al introducir el Importe de la ejecución material se calculará automáticamente el Importe adjudicado (aplicando coeficientes), visualizándose el resultado en el campo correspondiente. Si el importe adjudicado resultante no coincide con el Importe adjudicado (sin IVA) registrado en la pestaña Datos adjudicación, se muestra lo siguiente:
¡ AVISO: No coincide el valor calculado con el importe de adjudicación ! pulse aquí para copiar el valor |
Al pulsar en “copiar el valor”, recalculará los Importes (Importe adjudicado, Importe del IVA del contrato e importe con IVA incluido) de la pestaña de Datos de adjudicación.
Esto facilita el cálculo y el registro del importe adjudicado desde el importe de ejecución material.
Al generar las certificaciones y facturas, la aplicación copiará los coeficientes del contrato. Si no existen, los copiará del cliente del contrato y, en último término, los definidos en el epígrafe Obras2 de Parámetros Generales.
Coeficientes a utilizar: Se introducirán los conceptos de tipo Recargo, descuento o retención que se tengan definidos para sumar al Presupuesto de Ejecución Material en la oferta a presentar (como son Gastos Generales, Beneficio Industrial, Porcentaje de Baja, etc.).
Registra los diferentes plazos, fechas previstas y reales del contrato, fechas de recepción y de otros tipos, como el inicio de los plazos, el inicio y fin de la garantía y la fecha de devolución de la retención de garantía.
El campo Total prórrogas (2) es el resultado de la suma de los meses del campo Duración de las líneas de la pestaña Prórrogas.
Es común en la obra pública que la propiedad pague en anualidades, ya que dependen de sus presupuestos anuales. Puede darse el caso en el sector privado, aunque es menos corriente.
Las anualidades es el modo de controlar las cantidades máximas que cada año pagará la propiedad por la ejecución de la obra/proyecto, por lo que el importe de las certificaciones y sus correspondientes facturas tendrá que aproximarse lo máximo posible al de la anualidad. En ocasiones el importe de estos presupuestos no puede trasladarse de un año a otro, por lo que la facturación no deberá sobrepasar el presupuesto, pero tampoco tener un importe menor.
Nuevo: abre el diálogo Anualidades del contrato para registrar sus datos. Se indica para la anualidad el Año, la referencia para el cliente de la Partida Presupuestaria, el importe adjudicado según el presupuesto del cliente (impuestos incluidos).
En la lista de Anualidades del contrato, en la columna Imp. facturado, se visualiza el importe facturado en el año para el contrato, para poder controlar en que medida se aproxima a la partida presupuestaria de ese año.
Dentro de un contrato de obra pueden existir varios expedientes, debido a diversas situaciones, como por ejemplo una modificación del presupuesto que no requiera realizar un nuevo contrato de obra.
Nuevo: abre el diálogo Expediente del contrato para crear un expediente y asociarlo al contrato.
El expediente se identifica por un código y una descripción.
Tipo de expediente: será uno de los codificados en la tabla auxiliar Obras: Tipos de expedientes.
Importe del expediente: importe sin IVA.
Referencia para el cliente (su número): referencia del expediente para la propiedad.
Situación del expediente: al igual que la situación del contrato, el expediente puede encontrarse en diversas situaciones que se codifican en la tabla auxiliar Obras: Situaciones de Contrataciones y Expedientes.
Modificar situación del contrato: se abre una ventana en la que poder registrar cuándo cambia de situación el expediente, con el fin de mantener un histórico y poder trabajar con producciones ponderadas.
Histórico de situaciones: ventana en la que se muestran las situaciones por las que ha pasado el expediente, así como la fecha de cambio de cada situación y un texto de observaciones.
Fechas del expediente: Fechas previstas y reales de la gestión de expediente.
Expediente pasado a contrato: si el expediente se pasa a contrato de obra, se indicará la fecha de la firma del contrato y el número de contrato convertido.
Las gestiones del contrato realizadas se registran indicando la fecha, el empleado de la empresa que la realiza y una descripción de la gestión.
Nuevo: abre el diálogo Gestiones del contrato para crear un nuevo registro
Ficha reg.: abre el diálogo Gestiones del contrato para consultar o modificar los datos de la gestión.
Cuando es necesario ampliar la duración de un contrato por causas como: modificaciones en el proyecto original, circunstancias externas, error de cálculo de los plazos, etc., se registrarán prórrogas asociadas al contrato.
Nuevo: abre el diálogo Prórrogas del contrato para crear una prórroga asociada al contrato.
Se registra para la prórroga la fecha del comienzo, la duración en meses, el tipo (definido en las tablas auxiliares de obra: Tipos de prórrogas de contratos), estado (definido en las tablas auxiliares de Obra: Estado de prórrogas de contratos) y la descripción o razones que la han motivado.
En Fechas y plazos del contrato, el Plazo ampliado (en meses) se actualizará con la suma de la duración de las prórrogas registradas.
Comentario
Observaciones / Comentario: campo de introducción libre de texto.
Consultas 
Pestaña con un desplegable que permite consultar y acceder a los documentos relacionados con el contrato, como las certificaciones y las facturas de venta del mismo:
