Una vez creada la obra/proyecto, activado el ámbito Proyecto y creado en él la Versión 0, se está en disposición para crear el presupuesto con la ayuda de la barra de botones del árbol presupuestario.
Si el cliente de la obra/proyecto suministra un presupuesto, o ha sido realizado por el departamento de arquitectura o ingeniería, puede importar presupuestos desde archivos Menfis (.men) o archivos en formato de intercambio estándar FIEBDC3 (.bc3). El Proyecto registrará los capítulos y subcapítulos con las partidas correspondientes sólo a los costes directos.
El seguimiento de la obra no tiene que iniciarse necesariamente en el ámbito de Proyecto: puede hacerse una importación o crear manualmente el presupuesto en el ámbito de Estudio o incluso importar una certificación a una fase del ámbito de Venta, sin que existan el Proyecto ni el Estudio previos.
Confección del estudio
Desde este presupuesto se inicia el estudio de costes de la obra. La acción Generar nuevo estudio... del menú Acciones de la pestaña de Seguimiento de la obra, realizará una copia del presupuesto del ámbito Proyecto al de Estudio, creando una nueva versión del estudio. Posteriormente, pueden incorporarse otros estudios previos o datos de las bases de precios de la construcción, valorando los descompuestos necesarios de cada partida, las mediciones, y los costes indirectos y proporcionales necesarios para la ejecución de la obra.
Cálculo de la oferta
Una vez finalizado el Estudio de los costes directos, indirectos y proporcionales, se cierra la versión para evitar que se realicen modificaciones, y para poder hacer el cálculo del precio de la oferta con la ayuda de la Hoja de contratación.
Este botón abre la Hoja de Contratación, que sirve para establecer el beneficio objetivo y calcular el coeficiente de paso de los precios de coste de las partidas al precio de venta, para incorporar el beneficio y los costes indirectos y proporcionales en los costes directos. Pueden también añadirse los coeficientes que sean necesarios para presentar la oferta.
A continuación, se graba la Hoja de Contratación con el botón Graba de la misma. Si se han definido firmas para la aprobación de la Hoja de Contratación, se abrirá la ventana de firmas para ser aceptada.
Al pulsar el botón Generar oferta de la Hoja de contratación, se copiarán al ámbito Oferta los costes directos con las mediciones del Estudio y con los precios resultantes de aplicar a los precios del Estudio el coeficiente que permite obtener el beneficio objetivo e incorporar a los coste directos los indirectos y proporcionales. Seleccionando el ámbito de Oferta, se podrán ajustar los datos para presentar la oferta final.
Además se crea un contrato de obra/proyecto, con las características fijadas en la obra y en la Hoja de Contratación, que se puede consultar y editar en la pestaña Contratos de las propiedades de la obra.
El informe de impresión rápida Presupuesto, de la carpeta Obra Mediciones y presupuesto, presenta los capítulos y partidas con la medición, precio e importe de cada una. La oferta se completará con el informe Presupuesto. Resumen de capítulos con Coeficientes.
Aceptación de la oferta
Seleccionando el ámbito de Oferta en el menú de Acciones de la pestaña Seguimiento, se encuentra la opción Pasar oferta a aceptada. Esta acción se ejecutará cuando el presupuesto es aceptado por el cliente, estando seleccionada la versión de la oferta que se ha aceptado. El número de versión del estudio definitivo debe coincidir con el de la oferta. Se llevarán a cabo los procesos de copia para que queden preparados los ámbitos de Coste, Venta y Valorada en la Fase 0 (Previsto), para iniciar la ejecución de las distintas fases de la obra.
Se crea también el Doc. de planificación de compras, en el que se incluirá una línea por cada descompuesto de cada una de las partidas. Si no existen los productos especificados en la descomposición en la base de datos de Sigrid, se crearán en este momento (según como se hayan establecido los Parámetros Generales).
Se copia el presupuesto de Coste al ámbito Máster. Para ello se selecciona la Acción Guardar planificación de referencia (Máster) cuando está seleccionado el ámbito de Coste - Fase 0 (Previsto). Tiene como finalidad guardar el proyecto previsto por el Jefe de obra, para compararlo posteriormente con todas las modificaciones que surjan a medida que la obra se desarrolla.
Ejecución de la obra
Se iniciará la obra siendo los ámbitos de trabajo: Coste, Venta y Producción. Hasta ahora se han registrado los datos en la Fase 0 (Previsto) de dichos ámbitos, que representa la previsión total. Durante la ejecución de la obra, los datos se registrarán en las distintas fases temporales de estos ámbitos. Las fases serán las mismas para los tres ámbitos. Habitualmente, las fases son periodos mensuales, para certificar, registrar la producción real y la previsión de gastos.
La previsión en el tiempo se realiza desde la Fase 0 con la herramienta o vista de Planificación en el tiempo, a la que se accede haciendo clic en el botón Vistas y seleccionando la opción del menú
En cada periodo de tiempo se indica el porcentaje o importe que se prevé desde el inicio de la obra hasta la finalización del periodo, para poder compararlo con el coste real o con las ventas, y conocer las desviaciones respecto a la planificación inicial. En la carpeta Obra Comparativos de Impresión rápida de la Obra/Proyectos se encuentra el informe Gráfico de Avance de Obra (a Excel), que facilita esta comparación.
La gestión de compras se realizará a partir del Doc. de Planificación de compras, desde el que se crean los comparativos de ofertas. Desde los comparativos de ofertas se generan las ofertas de los proveedores. Desde la oferta seleccionada y aprobada se generarán los contratos de compra sobre los que se irán realizando los pedidos, los albaranes, las facturas de compra y los partes de consumo.
Para la creación de albaranes proforma (subcontratistas) existe una Acción específica que se ejecuta desde el ámbito de Coste generando un albarán de compra por cada contrato de compra de subcontrata con la medición a origen de la fase en que se ha ejecutado la acción.
Durante la ejecución de la obra se registrarán en el ámbito de Coste y la fase que corresponda (N) el avance de las mediciones. Al finalizar cada fase (Fase N) se generará la correspondiente certificación y se registrará la producción real.
Para empezar el proceso de certificación, desde el ámbito de Coste-Fase N, se ejecuta la Acción Copiar mediciones al ámbito de venta (Certificación. Esta acción copia las mediciones del ámbito de Coste-Fase N al de Venta-Fase N. En el ámbito Venta pueden modificarse las mediciones antes de imprimir la certificación.
Cuando el cliente acepte la certificación, se creará un registro de certificación de la fase. Para ello en el ámbito de Venta-Fase N se ejecuta la Acción Grabar certificación. La certificación creada por la acción se puede consultar y editar en la pestaña Certificaciones de la obra.
Para completar la certificación se añadirán los datos de producción. Para ello desde el ámbito de Coste-Fase N se ejecuta la Acción Copiar mediciones al ámbito de producción (valorada), que copia las mediciones de Coste-Fase N a Valorada-Fase N.
En el ámbito Valorada-Fase N se realizarán los ajustes convenientes para que el ámbito refleje la producción real y se ejecutará la Acción Grabar producción.... Esta acción completará los datos de la certificación con los de producción.
Las certificaciones de cada fase de la obra tendrán el resumen de la certificación y el de la producción, permitiendo asociar la producción a un asiento contable y crear la factura de certificación para el cliente.
Para realizar un control de almacén, y saber las cantidades de material consumidos y las que quedan almacenadas se crea un Parte de consumo. Para ello es necesario asociar la obra con un almacén.
Seleccionando el ámbito de Coste y una fase distinta de la 0 se puede ejecutar la Acción Crear parte de consumo.... Esta acción crea un parte de consumo, con todo el material que ha entrado al almacén de la obra a través de albaranes de compra y no se ha dado por consumido anteriormente, es decir, no se ha registrado en otro parte de consumo.
En el ámbito de Coste-Fase N se puede conocer el coste real imputado por administración ejecutando la Acción Calcular Incurrido. En el cuadro básico del seguimiento de obra se muestra la columna Importe Incurrido; si no está visible se puede hacer visible marcándola en el Selector de campos de la lista.
La Acción Generar resumen de obra crea el concepto Resumen mensual de obra. Este concepto, contiene un resumen de los Gastos e Ingresos, tanto teóricos y reales de la obra. Mediante el botón GENERAR RESUMEN de la ventana de propiedades se calcula el resumen de costes directos por contratos de compras, indirectos y proporcionales por partidas.
Los pasos descritos anteriormente, forman parte del procedimiento de cierre mensual de la obra. Existe la posibilidad de automatizarlos para que se realicen más rápidamente: al pulsar el candado de cierre de la fase, se llamará al programa Obrestados.
Para ello, hay que configurar, en Parámetros Generales à Obras3 (Seguimiento), el programa java encargado de este proceso. El nombre del java se rellena en el campo XJS: Programa para cierre de fases. En el botón Asistente variables XJS se establecerá qué comprobaciones y qué acciones se realizarán, así como los roles necesarios para ejecutarlas.
Esta configuración deberá realizarla únicamente el consultor/implantador designado por Professional Software en función de los flujos de trabajo de la empresa.