La contabilización de cobros se lleva a cabo mediante procesos que cambian el estado del efecto y crean los asientos contables necesarios. Para ello, el concepto Cobro debe estar configurado adecuadamente.
Configuración
Los estados y los procesos de cambio de estado se definen en la ventana Tipos de Conceptos, en las pestañas Estados y Procesos respectivamente.
A continuación se muestra un ejemplo de configuración de estados y procesos para los cobros.
Estados
Para el concepto Cobro se han definido los estados:
•1 (SE) para los cobros no emitidos
•3 (PR) para los previstos
•5 (CA) para los cobros pasados a la cuenta de efectos a cobrar
•7 (RE) para los cobros remesados
•8 (DES) para los cobros descontados
•10 (C) para los cobrados
•12 (DE) para los cobros devueltos
Además, se ha establecido que, al crear un nuevo cobro, su estado inicial sea 1(SE); que sólo se puedan remesar los cobros si están en estado 5(CA); que al remesar el cobro éste pase a tener el estado 7(RE), que el estado de cobrado sea el 10(C) y, en caso de que el cobro sea devuelto el estado 12(DE).
Filtros: Es posible filtrar los procesos existentes en esta pestaña utilizando los siguientes botones:
Estos filtros son de mucha utilidad para buscar procesos de cobros y pagos, ya que para estos conceptos la cantidad de procesos pueden llegar a ser considerable.
Los procesos de cambio de estado para Cobros se definen estableciendo:
Tipo: Tipo del medio de cobro al que será aplicable el proceso; es posible, si hay varios tipos de medios de cobro sujetos a los mismos procesos, indicar los tipos en este campo seguidos de una coma.
Estado1: Estado inicial en el que debe encontrarse el efecto para que pueda transformarse mediante este proceso.
Estado2: Estado final del efecto tras la ejecución del proceso.
Descripción: Texto identificativo del proceso, que se mostrará en el menú concepto actual, ventana de procesos, etc.
Javascript: Nombre del programa xjs que se ejecutará para llevar a cabo el cambio de estado. Si se deja en blanco, se ejecutará el programa por defecto para Cobros y Pagos: cyppro.xjs.
Si el proceso crea un asiento, en Cuenta 1 y Cuenta 2 se especifican las cuentas contables sobre las que se harán los apuntes.
Cuenta 1 (Haber): Si no se especifica, se emplea por defecto la cuenta cueide, que es la cuenta contable del Cliente.
Cuenta 2 (Debe): Si no se especifica, se emplea por defecto la cuenta cypbanide, que es la cuenta de banco / caja del Cobro.
Tanto en Cuenta 1 como en Cuenta 2 se pueden especificar hasta dos cuentas, separadas por una coma.
En estos campos puede utilizarse un código de cuenta auxiliar, por ejemplo 43100000. También puede indicarse un grupo de cuentas, por ejemplo 431; en este caso, se abrirá la lista de selección de cuentas auxiliares filtrada por la máscara de búsqueda 431*.
El procedimiento más versátil consiste en indicar el nombre de una cuenta de la ficha del Cliente o del Cobro. Para ello, la cuenta debe ser especificada en el campo correspondiente de la ficha porque, de lo contrario, el proceso emitirá un mensaje de error y no continuará.
Si el nombre de la cuenta empieza con cue, se refiere a una cuenta de la ficha del Cliente, mientras que si comienza por cyp, el proceso buscará la cuenta en la ficha del Cobro.
Nombres de las cuentas de la ficha del Cliente:
Cuenta contable del Cliente: cueide
Efectos comerciales a cobrar: cueefeide
Efectos comerciales descontados: cuedeside (sólo en Cobros)
Cuenta de retenciones: cueretide
Cuenta de anticipos: cueantide
Cuenta de cobros (banco, caja): cuebanide
Nombres de las cuentas de la ficha del Cobro:
Cuenta contable del Cliente: cypcueidecod (código), cypcueideres (descripción)
Cuenta prevista de banco o caja: cypbanidecod (código), cypbanideres (descripción)
Para el medio de cobro Pagaré (P) se han definido los procesos:
Pasar a previsto: Aplicable a los pagarés en estado 1 (SE), a los que pasa al estado 3 (PR). El programa ejecutado es pro.xjs, que es el proceso genérico de cambio de estado. Este programa únicamente lleva a cabo el cambio de estado y graba en el Registro de usuarios un nuevo registro indicando que el proceso ha sido ejecutado.
Pagaré a Cartera: Aplicable a los pagarés en estado 3 (PR), a los que pasa al estado 5 (CA). Al no indicar Javascript, se ejecuta el programa cyppro.xjs, que es el proceso por defecto para Cobros y Pagos.
Este proceso, además de hacer el cambio de estado, crea el asiento contable contra las cuentas indicadas en los campos Cuenta 1 y Cuenta 2. Si en Cuenta 1 no se especifica nada, se emplea la cuenta cueide, que es la cuenta contable del cliente. En Cuenta 2 se ha introducido cueefeide, que es la cuenta de efectos comerciales a cobrar del cliente.
Cobrar pagaré: Aplicable a los pagarés en estado 5 (CA) a los que pasa al estado 10 (C). El cambio de estado lo realiza el proceso por defecto cyppro.xjs que, además, crea el asiento contable contra las cuentas indicadas en Cuenta 1 y Cuenta 2. En el campo Cuenta 1(H) se especifica la cuenta de efectos en cartera cueefeide. Al dejar en blanco Cuenta 2(D), toma por defecto la cuenta cypbanide, que es la cuenta de banco / caja del Cobro.
Procedimiento
Tal y como se configuró, el estado inicial de un cobro es 1 (SE) y desde este estado, si el medio de cobro es Pagaré, sólo se puede ejecutar un proceso: Pasar a previsto.
Al ejecutarlo, pasa al estado 3 (PR), en el que sólo hay un proceso disponible: Pagaré a Cartera.
Al ejecutar este proceso se abre la ventana de diálogo del Javascript cyppro.xjs, que pondrá al pagaré en estado 5 (CA) y creará un asiento con apuntes a las cuentas especificadas al configurar el cobro: cueide (430) y cueefeide (431).
Desde el estado 5 (CA), se tiene acceso a dos procesos: Descontar pagaré y Cobrar pagaré.
Al hacer clic en el segundo, se abre nuevamente el diálogo del programa cyppro, que pondrá el pagaré en estado 10 (C) y creará un asiento con apuntes a las cuentas especificadas para el proceso de cobro: cueefeide (431) y cypbanide (572). Además, pondrá la fecha del asiento como Fecha real del Cobro.
Si se desea deshacer el cobro, se puede actuar de varias formas, con distintos resultados:
•Utilizando el botón Deshacer Proceso de la Ventana de Procesos. Mediante este procedimiento, el cobro vuelve al estado anterior indicado como Estado 1 y se elimina tanto el asiento contable como su relación con el cobro. No se elimina la fecha real del cobro ni el posible punteo de las cuentas.
•Creando un proceso Deshace Cobro Pagaré que utiliza el programa cypprodes.xjs, suministrado con Sigrid. Este programa también elimina el asiento contable y su relación con el cobro; la diferencia con el método anterior es que se puede elegir el estado final del efecto, especificándolo en el campo Estado 2. Se elimina la fecha real del cobro introducida por el programa cyppro y se limpian los punteos de las cuentas.
•En los dos casos anteriores se elimina el asiento creado en el proceso de cobro. Si se desea dejar constancia de todo el proceso de contabilización, se puede crear un proceso, p. ej. Devolver Pagaré, que utilice el programa cyppro para crear un asiento con apuntes a cypbanide (Cuenta1) y a la cuenta seleccionada para devolver el cobro (cueide, 4315, etc.) y que ponga el efecto en el estado indicado en Estado 2.
Diálogo de contabilización de los cobros
Una vez establecidos los Tipos de medios de cobro en Tablas Auxiliares y una vez definidos los procesos en el Menú Empresa à Tipos de conceptos à Cobros à pestaña Procesos, para cada uno de los medios de cobro, al contabilizar cualquiera de ellos aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente. Según el medio de cobro que se contabilice, el diálogo puede variar. En este caso se utiliza como ejemplo la Transferencia.
En la cabecera de la ventana aparece la descripción establecida para el proceso que contabiliza las Transferencias y los pasos que dará la aplicación al ejecutar el proceso.
Datos del asiento
En este apartado aparecen las cuentas involucradas en el asiento que se generará al contabilizar el cobro: en este ejemplo, el importe del cobro (cuenta 1) irá al Haber de la cuenta del cliente y al debe de la cuenta de banco o caja (cuenta 2).
Fecha
Aquí se define la fecha para el asiento pudiendo elegir entre:
•Fecha de hoy
•Fecha de vencimiento
•Fecha de emisión
•Fecha a mano (se introduce en el campo inferior)
Serie para el código
En este campo, y a través de una máscara de búsqueda, se selecciona una serie de las disponibles en Tipos de Concepto à Asientos à Series.
Descripciones
Para conformar la descripción de los asientos contables, tanto para la cabecera como para los apuntes que lo componen, se dispone de una serie de claves para construir la misma con datos relativos al cobro que se quiere contabilizar y que son las siguientes:
CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
Puntear el apunte a la cuenta 1: Al marcar esta casilla, se punteará, en el momento de la contabilización la cuenta 1 (normalmente la del cliente) y el apunte de la factura correspondiente