Parametrización previa
Seguidamente se relacionan los pasos necesarios para implementar el módulo:
•En Empresa/Parámetros generales, apartado de Delegaciones y Obras seleccionar el Modo delegaciones y centros de coste.
•Cargar la tabla de Delegaciones en Empresa/Tablas Auxiliares. Nótese que, para los casos en que Sigrid gestione más de una empresa, en esta tabla se permite especificar a qué empresa corresponde cada delegación.
•Definir qué tipos de conceptos son susceptibles de gestionarse mediante la utilización del esquema de Delegaciones y Obras. Para ello, es necesario marcar la casilla Utilizar sello (DEL, DELO, OBR) para este tipo de concepto, de la pestaña Varios / Seguridad, del tipo de concepto correspondiente.
•Comprobar que todas las obras tengan un centro de coste asociado y que, en todos los casos, el código de la obra coincida con el código de su centro de coste asociado.
•Comprobar que, en todos los casos, la delegación de la obra coincida con la delegación de su centro de coste asociado.
•Asignar a las obras su delegación, teniendo en cuenta que la Delegación Origen que se fije en el sello de cada obra será la delegación del usuario que da de alta el concepto.
•Comprobar que, desde el momento en que se instala el módulo, el sello de los documentos (facturas, albaranes, etc.) que son susceptibles de gestionarse mediante Delegaciones y Obras, se componga de forma automática y correctamente.
•Asignar los permisos a los usuarios (teniendo en cuenta lo que se resume en el siguiente apartado).
Gestión de usuarios y permisos
La administración del módulo de Delegaciones y Obras requiere atención en dos puntos vitales para el correcto funcionamiento del sistema:
•La correcta segmentación de la empresa en Delegaciones
•La asignación, mediante roles, de los permisos a los usuarios, de modo que cada uno de ellos sólo tenga acceso al ámbito que realmente le corresponde.
Para ello, en el momento de la implantación del módulo, será necesario verificar que tanto los conceptos nuevos que se crearán, como los ya existentes en el sistema, se rigen por el esquema correcto de Delegaciones y obras, y que dichos conceptos realmente sólo son accesibles por los usuarios que tengan permiso para ello. Este chequeo no debe ser una acción puntual, sino que es recomendable que se convierta en una política de actuación y se realice periódicamente.
Para llevar cabo estas verificaciones, es necesario que el administrador Sigrid conozca en profundidad:
•Cómo se gestionan los Sellos de los conceptos.
•Cómo deben definirse los permisos para que los usuarios accedan de forma correcta a los conceptos Sigrid.
En este nuevo modo de trabajo, cada usuario puede tener asociada a su perfil una delegación origen y unas delegaciones y centros de coste a los que puede acceder. Del mismo modo, los conceptos susceptibles de ello, tienen asignado un sello, de modo que esta paridad de Sellos-Permisos, es lo que posibilita la estructuración de la empresa en Delegaciones y Obras.
A la hora de asignar los permisos a los usuarios, el administrador deberá atender cuidadosamente al funcionamiento de la aplicación, en lo que a Delegación origen, Delegación (es) y Centros de Coste se refiere:
•La delegación origen determinará la “delegación origen” que se fijará en el sello cada vez que dicho usuario dé de alta un nuevo concepto.
•La delegación y centro de coste indicarán a qué conceptos podrán acceder los usuarios: un usuario que tenga restricciones a nivel de delegación/es, podrá acceder a los conceptos: o que tengan esa delegación como origen, o que hayan sido imputados a esa delegación.
En algunos casos, puede ser interesante restringir a los usuarios la libre manipulación de los sellos de los conceptos, una vez que estos ya están creados. Para ello, Sigrid permite configurar esta opción para los roles existentes en el sistema.
Es necesario recordar en este punto que, para que los cambios realizados en los permisos tengan efecto, tanto para el rol como para el usuarios, éstos deberán reiniciar su sesión en el sistema.