Hay asientos contables que son periódicos, por ejemplo el asiento de nómina, o asientos que tienen siempre apuntes a las mismas cuentas variando únicamente el importe de los mismos, o bien los importes son fijos y varía el código de alguna cuenta. En cualquiera de estos casos, la exportación e importación de asientos es la herramienta que facilita la tarea de crear asientos repetitivos.
Con la aplicación se distribuyen los asientos modelo de uso más frecuente. Para utilizarlos deberá crear un asiento en el diálogo Concepto Nuevo, a continuación, en la ventana de propiedades del asiento contable pulsar el botón Importa, que abre el diálogo de selección de archivos de Windows mostrando los archivos de la carpeta Asientos, seleccionar el asiento que proceda y pulsar Acepta.
Para crear un asiento modelo hay que crear el asiento especificando su fecha, código y descripción en el diálogo Concepto Nuevo, introducir los apuntes para el asiento y pulsar el botón Exporta de la barra de botones de la ventana de propiedades del asiento contable. Se abrirá el diálogo de selección de archivo de Windows en el que hay que especificar la carpeta (por defecto Asientos) y el nombre del archivo en el que se almacenará el asiento modelo, y pulsar Acepta. Una vez almacenado puede eliminarse de la aplicación el asiento que se utilizó para crear el modelo.
Los archivos de definición de asientos modelo tienen la extensión asi, y son archivos de texto que pueden editarse con cualquier editor de texto, por ejemplo con el Bloc de notas de Windows. Cada línea del archivo define un apunte según la siguiente estructura:
~A|<descripción del apunte>|<cuenta>|<debe>|<haber>|
Es decir, cada apunte se define en una línea comenzando por ~A|, a continuación, y opcionalmente, figura la descripción del apunte, y de nuevo el carácter separador |, el código de la cuenta para la que se creará el apunte, el debe del apunte, y por último el haber.
<cuenta>: puede ser un código de cuenta o un grupo o prefijo de cuentas, en éste último caso, en el proceso de importación se abrirá la lista de selección de cuentas para seleccionar una entre ellas.
<debe> <haber>: hay que tener en cuenta que en los importes no puede utilizar el punto como separador de miles ya que el punto se utiliza como separador decimal, por ejemplo para dos mil quinientos cuarenta con setenta y cinco céntimos hay que indicar 2540.75. Pero normalmente los importes del apunte son precisamente los datos variables en cada asiento, los importes variables se indican con el carácter x, en mayúscula o minúscula indistintamente. Cuando en la posición del debe o del haber se ha especificado el carácter x al importar el asiento se abre el diálogo Introduzca valor para especificar el importe concreto para el apunte.
También pueden utilizarse expresiones para referenciar el debe o el haber de un apunte anterior, para ello se utilizan las letras D para el debe y H para el haber seguidas del número de línea de definición del apunte que se referencia. Además es posible realizar operaciones de suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/), y utilizar funciones, como RED para redondear números a un número concreto de decimales y ABS para obtener el valor absoluto de un número.
Por ejemplo, las siguientes líneas definen un asiento modelo de contabilización de facturas de venta:
~A||4300|x||
~A||70000000||RED(d1/1.21, 2)|
~A||47700000||RED(d1-h2, 2)|
Al importar este asiento se abre primeramente la lista de selección de cuentas solicitando la cuenta del cliente, a continuación solicita el importe al debe del apunte a dicha cuenta:
El resto del asiento se generará automáticamente, con un apunte al haber de la cuenta 70000000 por un importe igual al del apunte del cliente dividido por 1,21 y redondeado a dos decimales, y otro apunte al haber de la cuenta 47700000 por un importe igual a la debe del primer apunte menos el haber del segundo redondeado a dos decimales.
Para indicar un desglose analítico, debajo de la línea correspondiente al apunte de una cuenta del grupo 6 ó 7, la estructura será:
~D|<centro de coste.cuenta analítica>||% debe|% haber|
Para indicar apuntes en divisa:
~A|descripción apunte|<cuenta>|<debe en divisa>|<haber en divisa>||<código divisa>|
Si en lugar de un importe al debe/haber en divisa, se indica una x, se abrirá la ventana de dialogo solicitando la introducción del importe en la divisa indicada.
Sigrid utilizará el cambio correspondiente a la fecha del asiento. Si no existe el cambio para ese día, tomará el último que encuentre en la ventana de definición de divisas para esa moneda.