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Los Conceptos de tipo Carpeta se utilizan para organizar el resto de los Conceptos según una estructura jerárquica. Un Concepto puede ubicarse en varias carpetas, y a su vez las carpetas podrán contener otras carpetas, pudiendo formar una estructura en red.

Existe un Concepto raíz, de código igual a un punto (.), o carpeta de Inicio, que es el primer Concepto en el árbol jerárquico. Este Concepto se crea en el momento de crear una nueva base de datos, de forma que los Conceptos de primer nivel colgarán de él. La descripción o resumen para el Concepto raíz puede editarse en los parámetros de la empresa. Pero se puede establecer fácilmente para cada usuario de la aplicación una carpeta raíz distinta de la carpeta de Inicio según se explica en Gestión de usuarios/roles.

Esta organización se visualiza en el panel izquierdo de la ventana principal, o panel de búsqueda en árbol. Es muy parecido al sistema de archivos del Explorador de Windows, pudiendo navegar en el árbol de Conceptos utilizando mecanismos similares a los utilizados en el Explorador.

Una vez creado un Concepto, puede ser ubicado en una o varias carpetas. Para hacer que un Concepto sea hijo de una Carpeta, se puede proceder de varias maneras:

•Utilizando el procedimiento habitual en Windows de copiar al portapapeles y pegar, que consta de dos pasos:

1.Seleccionar el concepto y copiarlo al portapapeles usando la opción Edición / Copia al Portapapeles del Menú Concepto Actual o la combinación de teclas Control+C.

2.Abrir la carpeta de la que se desea colgar el concepto y pegarlo en la lista de conceptos de la ventana principal, usando la opción Edición / Pegar de portapapeles del menú Concepto Actual o la combinación de teclas Control+V.

•Usando la opción Enviar a... / Copiar a otra carpeta del Menú Concepto Actual.

•Arrastrándolo con el botón izquierdo del ratón desde la lista de conceptos hasta la carpeta elegida en el árbol.

Cuando un Concepto se copia o se mueve a una Carpeta, en realidad no está contenido en ella. Lo que contiene la Carpeta es una referencia al Concepto, algo parecido a los accesos directos de Windows: pueden crearse varios accesos directos a un archivo y colocarlos en distintas carpetas e incluso en la misma carpeta, aunque en este último caso los nombres de los accesos directos deben ser diferentes entre sí.

Por lo tanto, un Concepto no sólo puede estar ubicado en distintas carpetas sino que puede estar repetido en una misma carpeta con igual código y descripción. Esto no significa que el Concepto esté duplicado en la base de datos, ya que dos conceptos del mismo tipo no pueden tener códigos iguales. Lo que ocurre es que figura varias veces como hijo del mismo padre en la estructura de conceptos.

A consecuencia de esto, la eliminación de un Concepto ubicado en una Carpeta consiste, en principio, en la eliminación de la referencia a ese Concepto, pero no la del propio Concepto ni la de otras referencias al mismo que puedan existir en esa misma carpeta o en otras. En este caso se abre el diálogo Eliminación de registro, en donde se puede elegir entre eliminar solamente la referencia seleccionada (descolgar de la carpeta) o eliminar el Concepto y todas sus referencias.

Al descolgar un Concepto, dejará de ser hijo de la carpeta en la que se seleccionó, pero seguirá existiendo en la base de datos, y podrá consultarse utilizando alguno de los mecanismos de búsqueda. Equivale a eliminar un acceso directo a un archivo de Windows: eso no elimina el archivo sino el vínculo existente entre la carpeta y el archivo. Sin embargo, cuando se elimina un Concepto desaparecerá completamente de la base de datos.

Para eliminar o descolgar un Concepto o un grupo de ellos basta con pulsar la tecla Supr o seleccionar la opción Edición / Eliminar concepto del Menú Concepto Actual.

Si se intenta eliminar un Concepto que no cuelga de ninguna carpeta, se abre el diálogo de confirmación. Tras confirmar la eliminación, tiene lugar una comprobación de posibles referencias al Concepto en alguna carpeta y, si existe alguna referencia, se abre la ventana de Comprobación informando de su existencia. Si se confirma aquí la eliminación, desaparecerá el Concepto y todas sus referencias.

La operación de mover un Concepto de una Carpeta a otra se realiza en dos pasos:

1.Seleccionar la opción Edición / Cortar del Menú Concepto actual o la combinación de teclas Control+X.

2.Pegar el contenido del portapapeles usando el Menú Concepto Actual o la combinación de teclas Control+V.

Como la operación Cortar incluye la eliminación del Concepto seleccionado, se abre el diálogo de Eliminación de registro para elegir entre descolgar o eliminar.