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¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es el equivalente funcional de la factura en papel y consiste en documentos factibles de ser transmitidos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

De esta definición extendida en todo el mercado, se transmiten tres condicionantes para la validez legal de la factura electrónica:

•Es obligatorio utilizar el formato electrónico Facturae para generar facturas destinadas a la Administración Pública

•Es necesaria una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador).

•Este formato electrónico debe garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

¿Qué es la Firma Electrónica?

Se suelen usar de forma indistinta los términos firma electrónica y firma digital.

Asimismo, existen diferentes definiciones de firma electrónica. Atendiendo nuevamente a la normativa (Ley 59/2003 de Firma Electrónica), se habla de tres tipos de firma electrónica:

•Firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

•Firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

•Firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Para emitir facturas electrónicas, la firma electrónica, a su vez, tiene que cumplir los siguientes requisitos:

•Que sea una firma electrónica avanzada.

•Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.

•Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:

oQue los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.

oQue existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento.

oQue los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.

oQue el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. (Art. 24.3).

Para más aclaraciones respecto de algunos de los conceptos empleados, se recomienda acudir a la citada ley.

Requisitos de todas las facturas electrónicas

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe:

1.- Contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, que son:

•Núm. Factura

•Fecha expedición

•Razón Social emisor y receptor

•NIF emisor y “receptor”

•Domicilio emisor y receptor

•Descripción de las operaciones (base imponible)

•Tipo impositivo

•Cuota tributaria

•Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición).

2.- Estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y

3.- Ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

•Ahorro de costes.

•Mejora de la eficiencia.

•Integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa.

•Optimización de la tesorería.

•Obtención de información en tiempo real.

•Reducción de tiempos de gestión.

•Agilidad en la toma de decisiones.

•Administración y contabilidad automatizadas.

•Disminución de costes de los documentos en papel.

•Control de acciones erróneas.

•Uso eficaz de los recursos financieros.

•Flujos de transacciones agilizados.