Para todos los ejercicios contables, las empresas deben efectuar obligatoriamente dos presentaciones en el Registro Mercantil:
➢Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
➢Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).
Para las cuentas anuales a depositar en el registro, se deberá presentar la siguiente documentación:
•Instancia de presentación de las cuentas
•Hoja de datos generales de identificación
•Declaración medioambiental
•Modelo de autocartera
•Las cuentas anuales, formadas por los estados financieros Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de ingresos y gastos reconocidos (excepto PYMES), Estado de cambios en el patrimonio neto y Estado de Flujos de Efectivo (voluntario, solo obligatorio para empresas que cumplimenten el modelo normal de balance), y la Memoria.
•Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados
•Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
•Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
•Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas
El Plan General de Contabilidad 2008 define tres modelos de estados financieros y memoria denominados PYMES, abreviado y normal. En la siguiente tabla se indican los criterios que determinan el modelo que se debe utilizar según los valores de Total activo, Importe de la cifra de negocios y Número medio de trabajadores, cuando concurran al menos 2 de los 3 supuestos:
Los procedimientos para el Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro son: en papel, digital en soporte informático (CD o DVD) y digital por teleproceso.
Para la presentación en papel se pueden utilizar los modelos normalizados que están a disposición en la Oficina del Registro Mercantil o se pueden descargar los formularios disponibles en formato PDF rellenables en la Web del Ilustre Colegio de Registradores. Existen modelos para cuentas normales, abreviadas y PYMES.
La presentación digital consiste en entregar un fichero informático con el nombre, contenido y formatos especificados, del que hay que obtener una huella digital para garantizar que no ha sido modificado. La información correspondiente a los estados financieros se ajustará a los modelos normalizados, y la memoria podrá estar también ajustada a los cuadros normalizados, pero no obligatoriamente. Los formatos de archivo admitidos para los documentos adjuntos es la expuesta en el siguiente cuadro:
La huella digital es una secuencia alfanumérica de 26 caracteres (dígitos y letras mayúsculas) que se genera según el algoritmo descrito en la legislación mencionada, cuyo valor depende del contenido del fichero. Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará lugar a una huella distinta, garantizando de esta forma la integridad de la información presentada. La representación de la huella mediante un código de barras (con código EAN 128A) permite agilizar considerablemente los procesos en los que se utiliza.
La presentación telemática consiste en enviar las cuentas anuales por Internet a la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad. Para ello es necesario ser "usuario abonado" o pagar el servicio prestado por tarjeta. Si la persona o personas legitimadas para certificar la aprobación de las cuentas disponen de firma electrónica reconocida pueden enviar el fichero D2.zip y el fichero que contiene la certificación de aprobación de las cuentas haciendo uso de dicha firma. En caso de que las personas legitimadas no dispongan de firma electrónica es necesario generar previamente la huella digital, remitir el fichero con la firma electrónica del presentador, y presentar en papel la certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas con los requisitos anteriormente citados (contenido, huella digital y legitimación notarial de firmas) en el plazo de 15 días desde la remisión del fichero. Para abonarse y efectuar los envíos telemáticos se utilizan los Servicios Interactivos Registrales en la Web del Registro Mercantil.
Los organismos que validan las firmas electrónicas para estas presentaciones son CERES - FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre); DNIe (Dirección General de la Policía); Firmaprofesional, S. A. y REGISTRADORES DE ESPAÑA SCR, entre otros.
Para facilitar la tramitación del depósito de las cuentas, el Colegio Nacional de Registradores de la Propiedad y Mercantil de España, dispone de una página Web:
https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do
desde la que se puede descargar, gratuitamente, el software para el depósito digital de cuentas anuales y la legalización digital de libros.
Para depositar digitalmente las cuentas anuales del 2015, hay que descargar el fichero de instalación del nuevo programa del Depósito:
Depósito digital de cuentas (D2) - Versión 6.1.0.0
El programa D2 (Depósito Digital de Cuentas) dispone de funciones de creación e importación de depósitos, tratamiento de documentos adjuntos y validación (chequeo y generación de huella). Con su utilización se obtienen el fichero D2.zip y la huella digital.
Si ya se tiene instalado el programa, es importante comprobar en Ayuda à Acerca de D2 que se dispone de la última versión.